1. Veri sorumlusu ve rolümüz
Bu metin FORS BİLİŞİM YAZILIM DONANIM OTOMASYON VE ARGE HİZ. SAN. TİC. LTD. ŞTİ. ("ZekiAsistan") tarafından hazırlanmıştır. Adres: Erciyes Üniversitesi Teknopark 4. Bina 2. Kat Ofis No: 60, Melikgazi / Kayseri. E-posta: fors@forsbilisim.com.tr.
ZekiAsistan iki farklı rolde kişisel veri işler:
- Veri sorumlusu olarak: ZekiAsistan'a kayıt olan işletmelerin hesap sahibi ve ekip üyelerinin verileri (ad, e-posta, oturum bilgileri).
- Veri işleyen olarak: İşletmelerin müşterileriyle yaptığı yazışmalar. Bu verilerin veri sorumlusu ilgili işletmedir; ZekiAsistan bu verileri yalnız işletme adına ve işletmenin talimatıyla işler.
2. İşlenen kişisel veriler
- İşletme hesapları: ad soyad, e-posta, şifre özeti (şifrenin kendisi saklanmaz), rol, giriş kayıtları.
- İşletme müşterileri: WhatsApp telefon numarası ya da Instagram / Facebook kullanıcı kimliği, varsa ad, mesaj içerikleri, gönderilen resimler, işletmenin ekip notu; işletmenin e-ticaret altyapısından okunan sipariş bilgileri (sipariş numarası, durum, kargo).
- Web sohbeti ziyaretçileri: tarayıcıda oluşturulan rastgele bir ziyaretçi kimliği ve mesajlar.
3. İşleme amaçları ve hukuki sebepler
- Hizmetin sunulması: müşteri mesajlarının yapay zekâ ile cevaplanması, işletme ekibine devredilmesi, sipariş sorgulama (KVKK m.5/2-c: sözleşmenin ifası).
- Hesap güvenliği ve kötüye kullanımın önlenmesi: oturum ve istek sınırlama kayıtları (m.5/2-f: meşru menfaat).
- Faturalandırma ve kullanım ölçümü: yapay zekâ kullanım miktarı (m.5/2-c ve m.5/2-ç: hukuki yükümlülük).
- Hata tespiti: teknik hata kayıtları; müşteri mesajı içermez (m.5/2-f).
4. Aktarım ve yurt dışına aktarım
Hizmetin çalışması için veriler aşağıdaki hizmet sağlayıcılara aktarılır. Yapay zekâ sağlayıcıları Türkiye dışında (ABD) bulunduğundan bu aktarım KVKK m.9 kapsamında yurt dışına aktarımdır. Aktarım, KVKK m.9 uyarınca hizmet sağlayıcılarla yapılan standart sözleşmeler çerçevesinde gerçekleştirilir.
- Yapay zekâ sağlayıcısı: OpenAI (ABD) ve/veya Anthropic (ABD) — mesaj içerikleri, cevap üretmek için. Sağlayıcıların bu verileri model eğitiminde kullanmadığı API koşulları seçilmiştir.
- Meta Platforms (WhatsApp, Instagram, Messenger) — mesajların iletilmesi.
- Sunucu ve veritabanı barındırma hizmeti sağlayıcısı — hizmetin çalıştığı altyapı.
- E-posta gönderim hizmeti sağlayıcısı — hesap e-postaları (doğrulama, şifre sıfırlama, bildirimler).
- Hata izleme: Sentry — yalnız teknik hata bilgisi; mesaj içeriği gönderilmez.
- İşletmenin e-ticaret altyapısı (Shoply, ikas vb.) — sipariş sorgusu, işletmenin kendi bağlantısıyla.
5. Toplama yöntemi
Veriler; kayıt formu, panel kullanımı, işletmenin bağladığı mesajlaşma kanalları (WhatsApp, Instagram, Messenger, web sohbet balonu) ve e-ticaret entegrasyonları üzerinden elektronik ortamda, otomatik yollarla toplanır.
6. Saklama süresi
- Konuşmalar (mesajlar ve gönderilen resimler): son mesajdan itibaren işletmeyle kararlaştırılan süre boyunca (varsayılan 2 yıl), sonra kendiliğinden kalıcı silinir; işletme bir konuşmayı daha önce de silebilir (çöp kutusunda 30 gün kalır). Hesap kapanınca 30 gün içinde silinir.
- Kampanya (pazarlama) izni kayıtları: iznin verildiği / geri alındığı zamanın ispatı için konuşmalar silinse de onayın geçerliliğinin bitiminden itibaren 3 yıl saklanır (Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelik).
- Gönderilen resimlerdeki konum gibi gömülü bilgiler kaydedilirken silinir.
- Veritabanı yedekleri: 14 gün.
- Hesap verileri: hesap kapandıktan sonra yasal saklama süreleri boyunca (ör. fatura ve muhasebe kayıtları için 10 yıl) saklanır, süre bitince silinir ya da anonim hâle getirilir.
7. Haklarınız (KVKK m.11)
Kişisel verilerinizle ilgili olarak:
- İşlenip işlenmediğini öğrenme ve bilgi talep etme,
- İşleme amacını ve amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- Yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
- Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme,
- Silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu işlemlerin aktarılan üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- Otomatik sistemlerle analiz sonucu aleyhinize bir sonuç çıkmasına itiraz etme,
- Kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.
8. Başvuru
Taleplerinizi fors@forsbilisim.com.tr adresine ya da Erciyes Üniversitesi Teknopark 4. Bina 2. Kat Ofis No: 60, Melikgazi / Kayseri adresine yazılı olarak iletebilirsiniz. Bir işletmenin müşterisiyseniz ve talebiniz o işletmeyle yaptığınız yazışmalarla ilgiliyse, veri sorumlusu olan işletmeye başvurmanız gerekir; ZekiAsistan işletmeye gerekli teknik desteği sağlar.
Başvurular en geç 30 gün içinde ücretsiz sonuçlandırılır.